CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
mci group France a été mandaté par le GERDA pour l'organisation générale et la logistique des conférences et de l'exposition de l'évènement GERDA 2027 qui se déroulera du 7 au 8 octobre 2027 à Montpellier et sera donc nommé sous le terme « Organisateur » dans ce document.
L'entreprise réalisant la réservation pour réserver un ou plusieurs stand(s) d'exposition où tout autre élément de partenariat digital ou présentiel, marketing ou publicité sera nommé sous le terme « exposant » ou « partenaire ».
SOUSCRIPTION
Pour devenir partenaire ou réserver un ou plusieurs stand(s) d'exposition (virtuel et/ou présentiel) ou tout autre élément de partenariat digital ou présentiel, marketing ou publicité, vous devez retourner (par courrier postal ou par document scanné par email)au Secrétariat du GERDA le(s)formulaire(s) de réservation, dûment complété(s), daté(se)t signé(s).
En l'absence de contrat spécifique entre les deux parties, la signature du (des) formulaire(s) de réservation constitue un engagement ferme et oblige le souscripteur à l'acceptation des présentes conditions générales de vente et du règlement général de l'exposition.
À réception du (des) formulaire(s) de réservation, une facture du montant total dû sera établie et un acompte de 50% devra être réglé à réception de la facture afin de garantir la réservation.
Aucune réservation verbale ou téléphonique ne sera prise en compte en dehors de la confirmation écrite reçue par l'organisateur. Le solde de la facture devra être réglé au plus tard le 25 juin 2027. Par ailleurs, le non-règlement du solde de la facture à cette date entraînera l'annulation immédiate du droit à disposer des réservations demandées, sans remboursement de l'acompte versé.
L'attribution des stands, des espaces virtuels, des créneaux de prises de parole et de toute option marketing ou publicitaire se fera dans l'ordre d'arrivée des réservations à moins que d'autres conditions spécifiques à l'évènement n'aient été stipulées dans la brochure de partenariat.
Après attribution, aucune modification d'emplacement ou d'options ne pourra être effectuée sans l'accord écrit des organisateurs. Tous les règlements doivent être reçus par l'organisateur avant le début de l'évènement.
Aucun exposant/partenaire ne sera autorisé à commencer l'installation ou à être listé comme exposant/partenaire dans les publications du GÉRDA avant que le paiement de la somme totale due ne soit réglé à l'organisateur.
AU SUJET DE L'EXPOSITION PRÉSENTIELLE
Le plan de l'exposition présenté dans ce document est un plan non contractuel.
L'organisateur se réserve le droit de le modifier en fonction des aménagements éventuels de l'infrastructure du site où se tiendra l'évènement et des agréments délivrés par les autorités locales, et de l'importance et la disposition des surfaces réservées par l'exposant. L'organisateur reste seul maître de l'attribution des emplacements, sans possibilité de recours de la part de l'exposant/partenaire.
ACCEPTATION DES DEMANDES DE RÉSERVATION
L'organisateur se réserve le droit de ne pas vendre de partenariat à toute firme, société ou organisation dont les activités ne seraient pas directement en rapport avec le thème général de la Manifestation, ou ne répondraient pas aux normes de rigueur souhaitées par le Comité d'Organisation. Les candidatures seront soumises au Comité d'Organisation qui statuera sur les demandes.
RÈGLEMENT DES FACTURES
Les règlements pourront être effectués par chèque, ou virement bancaire :
Par chèque à l'ordre de GERDA 2027 / mci group France et envoyé à :
moi group France - 25, rue Anatole France - CS 70139 92532 Levallois-Perret cedex - France
Par virement bancaire à l'ordre de :
GERDA 2027/ moi group France
LCL Banque des entreprises-Centre d'Affaires Entreprises
Grand Comptes), 18 rue de la République, 69002 LYON 3rd
Code Banque : 30004
Code agence : 02249
Numéro de compte : 00012111902
Clé RIB : 84
IBAN : FR91 3000 2056 6600 0006 0133 P15
Code BIC : CRLYFRPPXXX
Dans le cas d'un règlement par virement bancaire, veuillez spécifier la raison de votre règlement et le numéro de facture correspondant.
Par Carte bancaire via PayPal en renseignant l'email du bénéficiaire : [email protected]
ANNULATION (applicable au partenariat et à l'exposition)
Toute annulation et/ou modification de votre réservation initiale devra être effectuée par courrier auprès du Secrétariat du GERDA 2027 et sera soumise aux conditions d'annulation ci-dessous :
Jusqu'au 15/02/2027 :
25% du montant total TTC dû non remboursable.
Du 16/02/2026 au 15/04/2027 :
50 % du montant total TTC dû non remboursable.
À compter du 16/04/2027 :
100 % du montant total TTC dû non remboursable.
Une fois la réservation d'un stand d'exposition ou tout autre élément de partenariat digital ou présentiel, marketing ou publicité confirmé, toute réduction de surface d'exposition ou autre option est considérée comme une annulation et sera soumise à ces mêmes conditions d'annulation.
Une réduction d'espace d'exposition peut entraîner une modification de l'emplacement du stand par l'organisateur.
RÈGLEMENT SUR SITE ET/OU UTILISATION DE LA PLATEFORME VIRTUELLE
Les exposants sont invités à vérifier que toute action engagée dans le cadre de l'évènement est conforme à la législation française en vigueur.
L'organisateur prendra les mesures nécessaires en cas de non-respect du règlement. L'organisateur se réserve le droit d'interdire totalement ou en partie l'ouverture d'un stand présentiel ou d'un espace virtuel qui pourrait porter préjudice à l'organisation et à l'image du GERDA. La décision finale reviendra à l'organisateur.
ACCÈS À L'EXPOSITION ET/OU À LA PLATEFORME VIRTUELLE
L'accès à l'exposition est strictement réservé aux participants et aux exposants dûment inscrits à l'évènement. Pour participer aux sessions, les membres des sociétés exposantes doivent s'inscrire à l'évènement en tant que participant en s'acquittant des droits d'inscription correspondants.
L'accès à la plateforme virtuelle est strictement réservé aux participants et aux exposants dûment inscrits à l'événement. Le transfert à une tierce personne des codes d'accès personnels reçus par courrier électronique est strictement interdit et pourra donner lieu à la désactivation du compte en ligne sans possibilité de remboursement des frais engagés par le participant / l'exposant.
REPORT D'ÉVÉNEMENT / ANNULATION POUR CAUSE DE FORCE MAJEURE
L'organisateur n'est pas responsable du manquement à ses obligations en vertu du présent accord en raison d'actes de force majeure, de catastrophes naturelles, de pandémies, de guerre, de troubles civils ou d'une action gouvernementale empêchant l'organisateur d'exécuter ses obligations en vertu du présent accord lorsque la cause est au-delà de la responsabilité de l'organisateur (chacun étant un cas de force majeure). L'organisateur fournira un avis écrit aux exposants/partenaires dans un délai commercialement raisonnable et fera tout son possible pour reprendre les performances dès que cela sera possible. L'organisateur peut proposer de modifier les services, notamment en proposant une solution alternative en ligne et / ou une modification de dates, que l'exposant/ partenaire considérera de bonne foi et ne refusera pas sans raisons valables et objectives. Dans le cas où la date de l'événement est reportée ou annulée pour des raisons indépendantes de la volonté de l'organisateur (cas de force majeure), l'organisateur facturera des frais de 10% à l'exposant/partenaire couvrant les services raisonnablement causés par la résiliation du présent accord où l'annulation de l'événement, pour atténuer les effets du cas de Force Majeure.
OCCUPATION DES STANDS PRÉSENTIELS
Les stands doivent en permanence restés occupés par le personnel et le matériel de l'exposant pendant la durée de la manifestation.
Sauf autorisation délivrée au préalable et par écrit par l'Organisateur, les exposants ne sont pas autorisés à partager, sous-louer ou léguer leur stand à quelque autre société.
UTILISATION DE LA SURFACE LOUÉE ET RÈGLES DE CONSTRUCTION
La structure de stand et la signalétique de l'exposant ne doivent pas dépasser la surface d'exposition louée par celui-ci. La limite de hauteur de construction indiquée dans le dossier technique de l'exposant doit être respectée pour tous les éléments physiques et visuels ou digitaux (type lasers, gobos etc.).
ASSURANCE
Le signataire renonce à tout recours contre les organisateurs et propriétaires des lieux et sengage à souscrire les polices d'assurance nécessaires pour tous les risques encourus par le matériel exposé (vol, dégâts, etc.) ainsi que les responsabilités civiles couvrant le personnel fixe ou intérimaire de son entreprise présents au GERDA 2027. En aucun cas, l'exposant ne sera couvert par les assurances des organisateurs du GERDA 2027.
MANQUEMENT À L'OCCUPATION DE L'ESPACE
Les exposants noccupant pas leur espace d'exposition au plus tard le 7 octobre 2027 à 10h pourront en être dépossédés sans aucun remboursement.
L'espace d'exposition pourra être revendu ou réutilisé par l'organisateur.
SÉCURITÉ
De même, et notamment en cas de risque d'atteinte à la sécurité des personnes (et indépendamment de tout cas de force majeure) les organisateurs de l'évènement se réservent le droit de modifier le lieu de l'évènement et, si cela s'avère nécessaire, de déplacer l'évènement dans un autre pays où une autre région que celui/celle initialement prévu(e). Les conditions d'annulation trouvant en tout état de cause à s'appliquer, les organisateurs de l'évènement recommandent vivement aux sociétés exposantes de souscrire des polices d'assurance annulation adéquates.
CLAUSE DE PROTECTION DES DONNÉES - EXPOSANTS ET PARTENAIRES
1. Conformément au règlement européen relatif à la protection des données (Règlement (UE) n° 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel), moi group France, en tant que responsable du traitement, assure le traitement de données à caractère personnel de l'exposant/ du partenaire afin (i) de gérer et d'organiser l'événement, notamment dans le cadre de la gestion du stand de l'exposant/du partenaire, (ii) de gérer et d'organiser les activités de prospection et de fidélisation, (iii) de permettre à l'exposant/au partenaire de bénéficier de nos services,
(iv) de permettre à l'exposant/au partenaire de recevoir nos bulletins d'information. Ce traitement des données a comme base légale l'exécution du contrat : les informations que nous recueillons sont nécessaires à la mise en œuvre du contrat conclu avec l'exposant/le partenaire, sans quoi le contrat ne peut être exécuté.
Les données de l'exposant/du partenaire sont conservées pendant la durée nécessaire à leur traitement, c'est- à-dire pendant 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale.
En vue de leur traitement, les données de l'exposant/ du partenaire ou les données transmises par leurs soins seront communiquées aux destinataires suivants : prestataires de services de gestion de notre responsable clientèle, prestataires de services de gestion, prestataires de services dans l'événementiel (prestataires de services de réception ou de services de sécurité, imprimeries, etc.). Les données nécessaires à mci group France afin de réaliser les objectifs susmentionnés sont celles figurant sur le présent bon de commande. Conformément à la réglementation en vigueur, l'exposant/le partenaire bénéficie d'un droit d'accès, de rectification, de limitation, d'effacement et de portabilité sur ses données.
L'exposant/le partenaire peut également s'opposer au traitement des données à caractère personnelle concernant et introduire une plainte auprès de l'autorité chargée de la protection et du contrôle des données. L'exposant/ le partenaire peut exercer ses droits en adressant une demande à notre délégué à la protection des données : [email protected]
2. En tout état de cause, l'exposant/le partenaire déclare respecter les règlements européens sur la protection des données dans le cadre de ses propres opérations de traitement, et notamment le Règlement (UE) n° 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel. Il déclare plus particulièrement respecter l'intégrité et la confidentialité des données communiquées par les participants ainsi que les délais de conservation des données qui leur sont applicables. En cas de communication à moi group France par l'exposant/le partenaire d'un fichier comportant des données à caractère personnel, l'exposant/ le partenaire reconnait en avoir informé la ou les personnes concernées par la communication et avoir obtenu leur consentement.
3. L'exposant/le partenaire peut récupérer les données personnelles des participants à condition que ces derniers aient donné leur consentement. Une fois les données transférées, la manière dont ces informations sont stockées et traitées est soumise à la politique de confidentialité de l'exposant/partenaire et est de sa responsabilité. moi group France ne peut en aucun cas être tenu responsable de l'utilisation de ces données par l'exposant / le partenaire.
CONDITIONS D'ADMISSION ET DE PARTICIPATION
Les organismes désireux d'exposer acceptent sans réserve les dispositions du règlement intérieur, la réglementation du Corum de Montpellier et les prescriptions au droit public applicables aux manifestations organisées en France. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles imposées par les circonstances ou dans l'intérêt de la manifestation que l'organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement.
Toute dépense liée au non-respect du règlement ou des conditions générales sera facturée à l'exposant. L'organisateur se réserve le droit de modifier ou de compléter les conditions générales de ventes ou le règlement de l'exposition mais l'exposant/le partenaire en sera informé.
GUIDE TECHNIQUE DE L'EXPOSANT/ DU PARTENAIRE
Un guide technique de l'exposant/du partenaire sera envoyé à chaque société qui aura réservé et payé sa participation. Ce guide contiendra toutes les informations concernant les conditions générales, les règles de sécurité, le montage et démontage des stands, les livraisons, les coordonnées des prestataires officiels du GERDA 2027 et formulaires de commandes de leurs prestations (téléphone, électricité, transport, stockage...). Dans le cas où l'événement serait digitalisé, le guide contiendra toutes les informations concernant les règles d'utilisation de la plateforme.
REMBOURSEMENT DE LA TVA
Conformément à la législation fiscale européenne, les organisateurs de congrès internationaux et les sociétés de services doivent facturer l'ensemble des services au taux de TVA en vigueur, à savoir 20 % (taux sujet à modification). Les sociétés étrangères (ressortissantes de l'UE ou hors UE) peuvent, sous certaines conditions, se faire rembourser la TVA versée. Important : les sociétés n'appartenant pas à l'UE ont l'obligation de désigner un représentant fiscal en France pour déposer leur demande de remboursement de TVA.
Plus d'informations seront disponibles dans le dossier technique.
RÉGLEMENTATIONS FRANCAISES CONCERNANT LES EXPOSITIONS ET LE PARTENARIAT
S'agissant des expositions et du partenariat, l'industrie pharmaceutique et de dispositifs médicaux est soumise à certaines règlementations.
Veuillez-vous rapprocher de votre service juridique pour plus d'informations concernant les réglementations en vigueur. Les annonceurs sont invités à vérifier que leurs publicités sont conformes à la législation en vigueur en matière de publicité de produits pharmaceutiques et de matériel médical. En aucun cas, l'organisateur ne pourra être tenu responsable de la non-conformité aux lois, règles ou réglementations de la part des partenaires de l'évènement.
RÉGLEMENTATIONS SUR LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ AU TRAVAIL
L'exposant/ partenaire doit veiller à ce que son prestataire et ses employés respectent la législation actuelle sur la santé et la sécurité au travail et que tout matériel exposé soit également conforme à cette législation.
En aucun cas, l'organisateur ne pourra être tenu responsable de la non-conformité aux lois, règles ou réglementations de la part des partenaires de l'évènement.
SOCIÉTÉS TIERCES/AGENCES
L'organisateur ne communiquera qu'avec les sociétés tierces clairement identifiées en tant que telles et mandatées par les exposants et partenaires participant au GERDA 2027.
Les demandes reçues de sociétés tierces (telles que des agences de communication et de presse) ne précisant pas quel(s) exposant(s) ou partenaire(s) elles représentent, ne seront pas prises en compte.
Il est du devoir de l'exposant / du partenaire, de transmettre, au secrétariat du GERDA 2027, les coordonnées complètes des sociétés tierces avec lesquelles il travaille.
CONFÉRENCE DE PRESSE
Les conférences de presse organisées par l'industrie ne peuvent avoir lieu qu'aux horaires spécifiés par les organisateurs de l'évènement.
Ces derniers doivent être informés des conférences de presse prévues et tous les journalistes doivent être officiellement inscrits à l'évènement pour participer à la conférence.
PROMOTION SUR SITE
L'exposant ou partenaire de l'évènement ne pourra distribuer de publicité ou objet publicitaire que sur son stand d'exposition sauf autre autorisation de l'organisateur. Il est de la responsabilité de l'exposant / du partenaire de respecter toute restriction ou limitation applicable par la législation du pays où se tient l'évènement.
L'organisation de concours, loteries et tombolas doit être soumise pour validation auprès des organisateurs.
VISA ET DOCUMENTS NÉCESSAIRES POUR VOYAGER
Il est de la responsabilité de l'exposant/ du partenaire de s'assurer qu'il possède toutes les informations requises afin d'entrer dans le pays (type VISA si besoin).
Il est fortement recommandé de planifier son voyage à l'avance et d'effectuer toute demande de VISA dans les délais requis. L'organisateur n'est pas en charge de fournir les VISAS. Cependant si vous avez besoin d'une lettre officielle d'invitation afin d'effectuer votre demande de VISA, nous vous invitons à contacter le secrétariat du GERDA 2027.
Aucun remboursement (Exposition/Partenariat ou inscriptions congressistes) ne sera possible pour cause de non-obtention de VISA. Dans tous les cas, l'organisateur ne pourra être tenu responsable des désagréments dus au non-respect ou à la non-conformité des lois nationales, règles ou réglementations.
En signant le formulaire correspondant au produit choisi (exposition, sponsoring, publicité), l'exposant / le partenaire s'engage à ne pas organiser d'événement satellite ni de promouvoir une autre manifestation durant la tenue du GERDA 2027 sans accord préalable de l'organisateur et du comité d'organisation. Les sociétés qui organiseraient tout type d'évènements en dehors du Corum de Montpellier mais durant les horaires d'ouverture du GERDA 2027 verront leur participation automatiquement annulée sans remboursement.
L'organisateur se réserve aussi le droit de fermer le stand si la société participe aussi à l'exposition du GERDA 2027.
Le GERDA 2027 s'adresse en premier lieu aux fabricants de matériels et laboratoires. Les entreprises de distribution et les importateurs ne peuvent être admis comme exposants que s'ils peuvent prouver leur droit de distribution exclusif d'un bien ou d'un service sur un territoire donné, ou s'ils sont expressément mandatés à cet effet par un fabricant ou un prestataire. Les distributeurs et importateurs devront inscrire les sociétés représentées au GERDA 2027 et acquitter le droit correspondant.
La cession ou la sous-location de tout ou partie d'un stand sont strictement interdites. Ne seront admises à exposer que les entreprises ayant rempli complètement le formulaire de réservation, dont il aura été accusé réception de la demande, et qui auront réglé l'intégralité des sommes dues dans les délais indiqués aux présentes Conditions générales de Vente.